Logiciels de caisse : vous n’êtes peut-être pas concernés

A partir de janvier 2018, les commerçants et autres professionnels détenteurs de logiciel/système enregistreur de règlements et assujettis à la TVA se verront dans l’obligation d’utiliser un système de caisse sécurisé et certifié par l’AFNOR et la LNE.

Cette loi n’implique donc pas les micro-sociétés puisqu’elles ne sont pas assujetties à la TVA ou encore les instituts/salons qui ne possèdent pas de logiciels au préalable.

Pour commencer il est indispensable de connaitre la différence entre logiciel de caisse et logiciel de gestion :

  • Le logiciel de caisse est un système accompagné d’une présentation plus intuitive pour la saisie des règlements et permet de les effectuer rapidement avec une sortie de ticket de caisse ;
  • Le logiciel de gestion est un système permettant de gérer les stocks, les commandes des fournisseurs, le fichier client et factures. Il ne permet pas la sortie de ticket de caisse « en bonne et due forme » contrairement au logiciel de caisse.

Il existe bien évidemment des « logiciels de gestion de caisse » réunissant les particularités de chacun des systèmes proposés ci-dessus.

Pourquoi s’attaque-t-on à ces logiciels ? Il a été constaté que ces outils sont les principaux vecteurs de fraudes à la TVA.

Autrement dit toute société qui enregistre les règlements de ses clients avec un logiciel de comptabilité, gestion ou système de caisse devront faire face à 4 conditions d’utilisation pour attester d’un système dit « satisfaisant » :

  • Inaltérabilité: garantir l’intégrité du flux d’informations en donnant accès à tous les enregistrements et corrections effectués à l’administration fiscale. De plus, ces informations pourront être modifiées uniquement par un système de « plus » ou de « moins »
  • Sécurisation: cet aspect fait référence à l’identification de l’auteur qui enregistre ou modifie les données du logiciel.
  • Conservation: prévoir une clôture (journalière, mensuelle et au maximum annuel ou par exercice) des enregistrements pour opérer la conservation des données en ligne ou dans une archive dans le respect des conditions (à voir ci-dessous). L’enregistrement de ces données est fixé à 6 ans minimum.
  • Archivage des données : la différence avec la conservation est assez subtile mais la différence se fait dans la viabilité du stockage. Autrement dit, cette clause permet de figer les données transférées et enregistrées tout en garantissant leur exhaustivité ainsi que leur lisibilité par l’administration en cas de contrôle ou même lorsque le logiciel ou système change.

L’enjeu de cette loi est de réglementer et renforcer encore plus la sécurité fiscale du pays. Pour cela les logiciels de caisse devront respecter une des deux règles suivantes afin de valider l’aptitude d’utilisation :

  • Un organisme accrédité permettant de fournir un certificat en accord avec le code la consommation ;
  • Une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel en conformité avec l’administration

Si votre logiciel n’est pas certifié, vous prenez le risque d’une amende de 7500€ par appareil non conforme. L’administration fiscale vous laissera un temps de 60 jours pour vous régulariser.

D’un point de vue pratique, un logiciel de gestion vous facilitera la plupart de vos tâches « administratives » et organisationnelles et sera bien mieux qu’un simple cahier où vous prenez le risque de perdre certaines données.

Cet outil vous permettra une analyse simple et rapide concernant l’ensemble des données de votre société et ainsi améliorera votre marketing, vos offres promotionnelles et indéniablement votre chiffre d’affaire. N’hésitez pas à l’accompagner d’une douchette, un moyen encore peu utilisé mais efficace qui vous fera gagner du temps. Après une bonne prise en main du logiciel, le gain de temps est estimé aux alentours de 8%.

Spécialement pour vous, voici nos 4 partenaires de logiciels accrédités qui vous proposeront et conseilleront selon vos différentes attentes :

On se retrouve très vite pour de nouvelles actus ! 🙂

Article entièrement rédigé par Pérennis Consulting